Le Pôle Change : accompagner le changement organisationnel au sein du Samusocial

01/07/2021

Bien du chemin a déjà été parcouru dans le chantier de réorganisation de notre association. Après l’urgence de l’assainissement de la gouvernance du (New) Samusocial, c’est aujourd’hui le temps de la révision en profondeur de notre fonctionnement et de nos pratiques de travail. Ce projet est la condition de la réussite de notre objectif principal : améliorer la qualité des services que nous proposons aux personnes que nous aidons, à commencer par la qualité de l’accueil.  Vaste chantier aux multiples tiroirs ! Le changement est à l’œuvre et, pour l’accompagner, deux personnes en assurent le suivi : Julie Bottu, Coordinatrice stratégique et Véronique Walbaum, Change Manager. Ensemble, elles pilotent le « Pôle Change » du Samusocial.

La Revue Organisationnelle, qui nous avait permis de réfléchir ensemble à l’avenir de notre Samusocial a également abouti à la définition de nouvelles orientations stratégiques de notre organisation, nous devons procéder à une importante réorganisation interne. Ces changements doivent bien entendu être accompagnés.
C’est la raison d’être de l’ouverture du poste de “Change Manager” qui est occupé depuis octobre 2020 par Véronique. Son poste vise l’accompagnement des travailleurs dans l’implémentation du changement et son appropriation. Véronique est donc amenée à travailler en binôme avec Julie qui est en charge de la planification stratégique. Véronique-Julie, Julie-Véronique… Le « Pôle Change » est né !

Les changements qui doivent être implémentés sont la traduction des priorités stratégiques définies par le C8, l’organe stratégique du Samusocial. En ont découlé des Plans d’actions et définitions des priorités opérationnelles par chaque département. C’est sur cette base de travail que le Pôle change a accouché de cinq grands projets de « transformation organisationnelle ». La clarification des rôles et responsabilités de la ligne opérationnelle, la mise en place d’un « catalogue de fiches des fonctions », le développement des compétences, la pérennisation des contrats et enfin l’analyse des horaires et l’organisation du travail.

Directement issus des plans d’actions 2021, les cinq projets sont interdépendants les uns des autres. Pour les mener à bien, chaque projet a à sa tête un ‘gestionnaire’ et un ‘sponsor’. Premier projet, la « clarification des rôles et responsabilités de la ligne opérationnelle », qui vise principalement à l’appropriation complète par chacun de sa fonction.  La subsidiarité est ici au cœur du projet, de façon à ce que les décisions opérationnelles se prennent au plus près du terrain, et de manière moins « centralisée ».

Second projet, intrinsèquement lié au premier : la mise en place d’un « catalogue de fiches des fonctions ». Ce n’était pas encore le cas au Samusocial, il est désormais essentiel que chaque travailleur dispose d’une fiche de fonction liée à son activité. Celle-ci sera bien entendu évolutive dans le temps. Un projet indispensable pour sécuriser les travailleurs dans leur fonction, contribuant ainsi à leur bien-être au travail. Le développement des compétences est également visé par le changement.  Il s’agit là de développer les compétences managériales, mais aussi les compétences en gestion de projet au sein de l’institution. La pérennisation des contrats constitue également un enjeu prioritaire. C’est la volonté de sécuriser les emplois qui portent notre projet global. Enfin, l’analyse des horaires et l’organisation du travail au sens large permettra d’optimiser nos manières de fonctionner “.

Le principe est de donner toutes les chances de succès à ces projets en s’assurant de l’adhésion des responsables, qui pourront ainsi se les approprier et les implémenter de la meilleure manière au sein des équipes selon un système en « cascade ».   « Il n’y a pas de révolution en vue, on part de l’existant et de l’expertise des travailleurs de terrain, des besoins qu’ils identifient au quotidien et qu’ils font remonter à leurs responsables. Le Pôle change amène de la structure, bien entendu le cœur de métier du Samusocial reste inchangé. Ce sont les nouvelles Vision, Missions et Valeurs du Samusocial qui restent la pierre angulaire du changement, que nous souhaitons mettre au cœur des pratiques professionnelles de chacun » résume Véronique . Et comment s’assure-t-on de l’adhésion des cadres aux projets ? Notamment en leur proposant un appui méthodologique, en créant une boîte à outils de gestion de projet.

Accompagner le changement selon la méthode du “mode projets”, qui permet de fixer précisément des objectifs, une temporalité et une claire répartition des rôles, c’est la garantie d’obtenir des résultats concrets. « C’est sans doute l’une des manières les plus fluides d’appliquer certaines recommandations issues de la revue organisationnelle, explique Julie. Le changement suscite des craintes, des résistances, et c’est normal, c’est ce qui se produit lorsque les lignes bougent. Nous sommes dans une association où règnent déjà des incertitudes, par exemple celles liées à nos modes de subventionnement et à la précarité contractuelle qui en découle… Le changement que nous souhaitons accompagner n’est pas censé apporter des incertitudes supplémentaires, mais au contraire donner un cap à notre institution, structurer notre cadre, nous stabiliser. L’adhésion de chacun au changement est donc cruciale. Ne perdons pas de vue que notre objectif principal reste l’amélioration des services proposés à nos bénéficiaires, c’est dès lors extrêmement motivant de se dire que nous avons une certaine marge de manœuvre pour atteindre cet objectif. »

Mener à bien cinq projets de transformation organisationnelle reposant sur une adhésion forte de l’ensemble de l’institution à notre Vision, nos missions et nos valeurs, voilà en résumé la mission actuelle du Pôle change.

Véronique enfonce le clou : « Améliorer nos pratiques pour offrir un service de qualité à nos bénéficiaires, c’est le fil rouge du changement au Samusocial.  Le Pôle change porte une vision positive du changement vers une structure innovante, qualitative et efficiente. C’est passionnant, au niveau professionnel, mais surtout au niveau humain. Au Samusocial, l’engagement des travailleurs est particulièrement fort. À nous de renforcer la « culture Samusocial ». Cela repose bien sûr sur une communication interne solidifiée.  Et surtout, cela repose sur un certain niveau de bien-être au travail, indispensable au sentiment d’appartenance. Chacun doit pouvoir être fier de faire partie de cette institution. C’est vrai, la route est longue, mais on tient un cap ! »

Pour rappel, vous pouvez consulter à tout moment la Vision, les Missions et les Valeurs du Samusocial sur notre site web dans la rubrique « interne ». Mot de passe ? Engagement ! ☺