De Pôle Change: de ondersteuning van organisatieverandering binnen de Samusocial

02/07/2021

Bij de reorganisatie van onze vereniging is al een hele weg afgelegd. Na de dringende noodzaak om het bestuur van de (New) Samusocial te reorganiseren, is het nu tijd voor een grondige herziening van onze operaties en onze werkwijzen. Dit project is de voorwaarde voor het slagen van onze hoofddoelstelling: de kwaliteit van de diensten die we aanbieden aan de mensen die we helpen verbeteren, te beginnen met de kwaliteit van de opvang.  Enorme werf met meerdere lades! De verandering is aan de gang en om ze te ondersteunen zorgen twee personen voor de opvolging: Julie Bottu, Strategisch Coördinator en Véronique Walbaum, Change Manager. Samen beheren ze de “Pôle Change” van de Samusocial.

De Organisatorische Review, waardoor we samen konden nadenken over de toekomst van onze Samusocial, resulteerde ook in het definiëren van nieuwe strategische richtingen voor onze organisatie, we moeten een grote interne reorganisatie doorvoeren. Deze veranderingen moeten uiteraard begeleid zijn. Dit is de reden voor de opening van de functie van “Change Manager” die sinds oktober 2020 door Véronique wordt ingenomen. Haar functie is bedoeld om werknemers te ondersteunen bij de implementatie van verandering en de toe-eigening ervan. Véronique moet daarom samenwerken met Julie, die verantwoordelijk is voor de strategische planning. Véronique-Julie, Julie-Véronique… De “Pôle Change” is geboren!
De veranderingen die doorgevoerd moeten worden zijn de vertaling van de strategische prioriteiten bepaald door de C8, het strategisch orgaan van Samusocial. Dit resulteerde in actieplannen en definities van operationele prioriteiten door elke afdeling. Het is op basis van dit werk dat de Pôle verandert.

Is bevallen van vijf grote “organisatietransformatie” projecten. De verduidelijking van de rollen en verantwoordelijkheden van de operationele lijn, het implementeren van een “catalogus met functiefiches”, de ontwikkeling van competenties, de bestendiging van contracten en tot slot de analyse van planningen en werkorganisatie.

De vijf projecten komen rechtstreeks voort uit de actieplannen voor 2021 en zijn onderling afhankelijk van elkaar. Om ze tot een goed einde te brengen wordt elk project geleid door een “manager” en een “sponsor”. Eerste project, de “de verduidelijking van de rollen en verantwoordelijkheden van de operationele lijn”, die vooral gericht is op de volledige toe-eigening door elk van zijn functies.  Subsidiariteit staat hier centraal in het project, zodat operationele beslissingen zo dicht mogelijk bij het veld en op een minder “gecentraliseerde” manier worden genomen.

Tweede project, intrinsiek verbonden met het eerste: implementeren van een “catalogus met functiefiches”. Bij Samusocial was dat nog niet het geval, nu is het essentieel dat elke werknemer een functiefiche heeft gekoppeld aan zijn activiteit. Dit zal natuurlijk evolueren in de tijd. Een onmisbaar project om werknemers in hun functie te borgen en zo bij te dragen aan hun welzijn op het werk. De ontwikkeling van competenties wordt ook geviseerd door de verandering.  Het gaat hierbij om het ontwikkelen van managementvaardigheden, maar ook om vaardigheden van projectbeheer binnen de instelling.

De bestendiging van de contracten vormt ook een prioritaire inzet. Het is de wens om banen veilig te stellen die ons wereldwijde project drijft. Ten slotte zullen de analyse van planningen en de organisatie van het werk in de brede zin ons in staat stellen om onze manier van werken te optimaliseren “.

Het principe is om deze projecten alle kans van slagen te geven door te zorgen voor de toetreding van de verantwoordelijken, die ze zo kunnen toe-eigenen en op de beste manier kunnen implementeren binnen de teams volgens een “cascade”-systeem.   “Er is geen revolutie in zicht, we vertrekken vanuit de bestaande en de expertise van de werkers in het veld, vanuit de noden die ze dagelijks signaleren en doorgeven naar hun managers. De Pôle change brengt structuur, uiteraard blijft de core business van Samusocial onveranderd. Dit zijn de nieuwe Visies, Missies en Waarden van Samusocial die de hoeksteen van verandering blijven, die we centraal willen stellen in ieders professionele praktijken ”, vat Véronique samen.
En hoe zorg je ervoor dat kaders meegaan met de projecten? Met name door hen methodologische ondersteuning te bieden, door een toolbox voor projectmanagement te creëren.

Verandering begeleiden met behulp van de “projectmodus”-methode, die het mogelijk maakt om nauwkeurig doelstellingen, een tijdschema en een duidelijke rolverdeling te bepalen, dit is de garantie voor het behalen van concrete resultaten. “Dit is misschien wel een van de meest vloeiende manieren om bepaalde aanbevelingen uit de organisatiereview te implementeren”, legt Julie uit. Verandering roept angst, weerstand op en dat is normaal, dat is wat er gebeurt als de lijnen bewegen. We zitten in een vereniging waar al onzekerheden heersen, die bijvoorbeeld verband houden met onze subsidiëringsmethodes en met de contractuele precariteit die daaruit voortvloeit … De verandering die we willen steunen is niet bedoeld om extra onzekerheden met zich mee te brengen, maar integendeel om richting te geven aan onze instelling, ons kader te structureren, onszelf te stabiliseren. Iedereen die meegaat met de verandering is daarom cruciaal. Laten we niet uit het oog verliezen dat ons hoofddoel het verbeteren van de dienstverlening aan onze begunstigden blijft, het is dan ook buitengewoon motiverend om te zeggen dat we enige speelruimte hebben om dit doel te bereiken. “

Door vijf organisatorische transformatieprojecten tot een goed eind te brengen op basis van sterke steun van de hele instelling voor onze visie, onze missies en onze waarden, is dit in het kort de huidige missie van de Pöle change.

Véronique gaat nog verder: “Het verbeteren van onze praktijken om kwaliteitsservice te bieden aan onze begunstigden is de rode draad van verandering bij Samusocial.  De Pôle change draagt ​​een positieve visie op verandering naar een innovatieve, kwalitatieve en efficiënte structuur. Het is boeiend, op professioneel vlak, maar vooral op menselijk vlak. Bij Samusocial is de betrokkenheid van de werknemers bijzonder sterk. Het is aan ons om de “Samusocial cultuur” te versterken. Uiteraard is dit gebaseerd op solide interne communicatie.  Het is vooral gebaseerd op een bepaald niveau van welzijn op het werk, wat essentieel is voor een gevoel van verbondenheid. Iedereen moet trots kunnen zijn om deel uit te maken van deze instelling. Het is waar, er is nog een lange weg te gaan, maar we zijn op koers! “

Ter herinnering, u kunt op elk moment de Visie, Missies en Waarden van Samusocial raadplegen op onze website in de rubriek “intern”. Wachtwoord ? Engagement ! ☺